Заявка ГУ-12 и накладная в ЭТРАН: как оформляется отправка вагона

Прежде чем вагон отправится в путь, груз нужно «провести» через документы: согласовать заявку на перевозку и оформить накладную. Сейчас почти всё это делается в электронном виде. Рассказываем, как устроен процесс и где чаще всего ошибаются.

Шаг 1. Заявка на перевозку (форма ГУ-12)

Перевозка начинается с заявки по форме ГУ-12. В ней грузоотправитель указывает станции отправления и назначения, наименование груза, количество вагонов и тонн, род вагонов, период перевозки. Заявку подают заранее — сроки установлены правилами приёма заявок, и для внутренних перевозок это, как правило, не менее десяти суток до начала перевозок. Перевозчик рассматривает и согласовывает заявку, после чего можно планировать подачу вагонов.

Шаг 2. Накладная в ЭТРАН

ЭТРАН — автоматизированная система ОАО «РЖД» для оформления перевозочных документов в электронном виде. Через неё оформляется транспортная железнодорожная накладная. Комплект документов включает:

• накладную — следует с грузом и выдаётся грузополучателю;
• дорожную ведомость — сопровождает груз и остаётся у перевозчика;
• корешок дорожной ведомости — остаётся на станции отправления;
• квитанцию о приёме груза — подтверждает приём груза перевозчиком и остаётся у грузоотправителя.

Подробнее о составе документов — в разделе «Оформление перевозочных документов».

Что нужно для работы в ЭТРАН

• договор на электронный документооборот с перевозчиком;
• электронная подпись уполномоченного сотрудника;
• коды и реквизиты: код грузоотправителя и грузополучателя, коды станций, код груза по ЕТСНГ (или ГНГ — для международных перевозок).

Если своих специалистов нет, документы может оформить экспедитор по доверенности — это обычная практика для компаний, которые отправляют грузы нерегулярно.

Типичные ошибки

1. Неверный код груза — ведёт к перерасчёту платы и штрафу. Подробнее — в статье о кодах ЕТСНГ и ГНГ.
2. Ошибки в реквизитах получателя — вагон могут задержать на станции назначения.
3. Масса «на глаз». Перегруз вагона выявляется при контрольном взвешивании и оборачивается задержкой и штрафом.
4. Несоответствие заявке ГУ-12 — отправка вне согласованной заявки может быть не принята.

Как упростить оформление

«ТИН-Транс» берёт на себя подачу заявки, оформление накладной и контроль прохождения документов. Вам остаётся подготовить груз к погрузке. Оставьте заявку на вагоны или задайте вопрос специалисту.